Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi

Geçtiğimiz dönemde Kariyer.net ve 4EKİP’in projesinde İK’nın farklı alanında uzman 9 blogger bir araya gelerek “Dijital İK” e-kitabını yayınlamıştık. İki bölüm yazmış olduğum bu çalışmada, özellikle “Eğitimi Dijitalleştirilmesi” konusunu büyük bir zevkle incelemiştim. Aşağıda bu çalışmanın “Uygulamacılar için Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi” başlığını bulacaksınız. Tamamı için tıklayın.

Eğitim ihtiyacının belirlenmesi, bir kuruluş bünyesindeki çalışanların mevcut bilgi, yetkinlik ve becerileri ile ulaşılması daha önceden belirlenmiş olan hedefler ile arasındaki farkın kapatılması için yapılması gerekli olan faaliyetler bütünüdür. Ancak eğitim ihtiyacı, devinim içinde bir yapı olduğundan anlık değişimlere de açıktır. Bu nedenle eğitim ihtiyacının belirlenmesinde sürekli analiz yapılması zorunludur. Eğitim ihtiyaçlarının ortaya çıkmasındaki yöntemler;

Yasal eğitimler: Yasalarda tanımlanmış alınması zorunlu ve şirket bünyesinde çalışan kişilere kişi/unvan bazlı olarak otomatik olarak atanmış eğitimlerdir. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Genel Kuralları ve Güvenlik Kültürü, İSG Hak ve Sorumluluklar, Ergonomi, Yangın, Acil Durum, Kimyasal/Tehlikeli Madde ile Çalışma, Yüksekle Çalışma, Sürüş Teknikleri, Ekranlı Araçlarla Çalışma gibi eğitimler örnek gösterilebilir. Bu eğitimlerin bir kısmının dijitalleştirilmeleri mevcut mevzuatlara göre mümkün değildir (6331 sayılı kanun madde 12/7).

Yapılacak bir düzenleme ile dijital eğitime izin verilmesi eğitimlerinden daha fazla kişinin ve anlık olarak yararlanmasını sağlayacaktır.

Yasal eğitimler, kişi/unvan bazlı olarak şirket sistemine işlenmiş eğitimlerdir. Bir talep gerektirmeksizin kişilere tanımlanması ve “Yıllık Kişisel Eğitim Planı”na otomatik olarak dahil edilmesi gerekir.

İşletme eğitimleri: Yasalarda tanımlanmamış olsa bile işletme tarafından eğitim ve gelişim politikaları içinde tanımlanmış, verilmesi gerekli olan eğitimleri gösterir. Bu eğitimler, modülün içinde “Eğitim Kataloğu” bünyesinde zorunlu eğitimler indeksinde yer alır. Oryantasyon eğitimleri ve kurum içi yazışma, telefon ile konuşma gibi yeni başlayanlara işin niteliğine göre ve unvan bazlı olarak değişen eğitimler verilmesi bunlara örnektir.

Bu eğitimlerin dijitalleştirilmesi mümkün ve çalışanların takıldıkları konuları tekrar inceleyebilme, bilgilerini tazeleme olanağı vermesi nedeniyle gerekli olarak kabul edilebilir.

Yeniden yapılanma (Re-organizasyon) ve İşletme Kararları: Şirketin kısa/uzun vadedeki durumu (büyüme/küçülme/birleşme) şirketlerdeki en sıkıntılı süreçlerden biri olarak karşımıza çıkar. Bu durumlarda şirket içi adaptasyonu sağlayabilmek için duruma özgü eğitimler zorunludur. Bunun yanında organizasyonel stratejilerde yapılan değişikler de (yeni ürün/hizmet üretimi, pazar payı arttırma, süreç iyileştirme) eğitim ihtiyacının ortaya çıkmasını sağlar.

Kadro, hiyerarşik şema, süreç yapısı, yeni ürün/hizmetin üretim/satış biçimleri, iş yapma stillerinin değişikliğe uğraması ve bölüm/çalışan bazlı yeni iş akışlarının ortaya çıkarılması sonrasında hazırlanacak eğitimlerin kişilere dijital yöntemlerle verilebilmektedir.

İç Müşteriden talep gelmesi: İç müşteri olarak tabir ettiğimiz çalışanlarımızdan gelen talepler eğitim ihtiyacının belirlenmesinde en fazla kullanılan yöntemlerden biridir. Bölüm yöneticilerinin gözlemleri, çalışanların kendilerinde eksik gördüğü yönlerini şirketin sisteminde yer alan eğitim modülü içine yer alan “Eğitim Talepleri” sekmesinden talep oluşturmak suretiyle girmesiyle ihtiyaç oluşturulur. Çalışanların eğitim taleplerini girmesi bireysel bazda olabileceği gibi dönemlik periyodlarla sistemden gönderilecek anketler ile de alınabilir. İşletmenin büyüklüğüne göre homojen bir kitle seçilerek odak grup çalışmaları da yapılabilir.

Dış Müşteriden gelen çıktılar: Müşteri şikayetleri/önerileri eğitim ihtiyacının belirlenmesinde büyük önem taşır. Müşteri ilişkileri yönetiminden (CRM) sorumlu olan bölüme sistem üzerinden bildirilmiş olan şikayetlerin/önerilerin bölüm ve kişi bazlı olarak ayrılması ve şikayeti/öneriyi alan bölüm yöneticisine ulaştırılması ile süreç başlar. Yönetici şikayetin kök nedenini bularak eğer sistemsel bir sorun var ise yönetime bilgi göndererek şikayetin bir daha ortaya çıkmaması için gerekli adımların atılmasını sağlar. Eğer çalışan bazlı bir neden ortaya çıkmış ve bilgi eksikliğinden kaynaklanıyor ise yönetici ek iş başı eğitim talep eder. Davranış kaynaklı bir şikayet/öneri var ise kişisel gelişim eğitim taleplerinin yönetici tarafından sisteme girilmesi beklenir.

Raporlardan gelen bilgiler: Bu aşama, işletme açısından kritik önem taşıyan eğitimlerin belirlenmesine yardımcı olan ve belki de en fazla göz ardı edilen bölümdür. Artan verimlilik kayıpları, satış/pazarlama grafikleri, hatalı mal/hizmet üretim oranları gibi şirketin faaliyet konusu ile ilgili alacağı raporlar ile iş kazalarında artış, devamsızlık oranlarındaki yükseliş, iç/dış denetim raporlarının (danışmanlık desteği) sonuçları ve performans değerleme sonuçlarındaki dalgalanmalar ya da düşüşler gibi sistem sayesinde kolaylıkla elde edilecek raporlar eğitim ihtiyacının belirlenmesinde kullanılması gereken ana unsurlardandır. Bu çıktılardan elde edilecek sonuçlar ile bireysel eğitim taleplerinin girilebilmesi yanı sıra bölümde/projede görev yapanların tamamını kapsayan planlamalar da yapılabilir.

2 yorum

  1. Pingback: Eğitim Modülü İçerikleri - İk Blog - İnsan Kaynakları -Burçin Şoray Erdağ

  2. Pingback: Eğitim Etkinliği Ölçümlemesi - İk Blog - İnsan Kaynakları -Burçin Şoray Erdağ

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir