Eğitim Tasarımı

Geçtiğimiz dönemde Kariyer.net ve 4EKİP’in projesinde İK’nın farklı alanında uzman 9 blogger bir araya gelerek “Dijital İK” e-kitabını yayınlamıştık. İki bölüm yazmış olduğum bu çalışmada, özellikle “Eğitimi Dijitalleştirilmesi” konusunu büyük bir zevkle incelemiştim. Aşağıda bu çalışmanın “Uygulamacılar için Eğitim Tasarımı” başlığını bulacaksınız. Tamamı için tıklayın.

Eğitim Tasarımı

Eğitim analizlerinden elde edilen veriler ışığında eğitimlerin konularının, eğitimin hedeflerinin, eğitimde görev alacak kişilerin, eğitimcilerin sorumluluklarının, eğitim maliyetinin, eğitim yönteminin, hedeflere ulaştıracak optimum eğitim süresinin, anahtar performans göstergelerine (APG) eklenecek olan eğitim çıktılarının, eğitim etkinliği ölçme modellerinin, eğitim duyurularının belirlendiği ve sisteme tanımlandığı aşamadır.

Dijital eğitim kataloğunun oluşturulması: İçeriğinde eğitim adı, eğitim amacı, eğitim konusunun özeti, eğitimin süresi, eğitimi alması gereken kişiler, eğitim yöntemi, eğitimde başarılı olunması durumunda alınacak sertifika/belgeler, eğitimde gerçekleştirilecek uygulamalar, eğitimde edilmesi istenen bilgi ve beceriler, eğitim içeriği (konu başlıkları), eğiticinin adı ve özgeçmişi, eğitimden başarılı olması durumunda kazanılacak armalar yer alır. Eğitim katalogları sistemde herkesin ulaşabileceği şekilde tutulur. Kataloglar unvan ve bölüm bazlı olarak indekslenir.

Eğitim yöntemlerinin seçilmesi: Eğitim yöntemleri, belirlenen eğitim amaçlarına en etkin şekilde ulaşılmasını sağlaması açısından büyük önem taşır. İşletmelerde en yaygın kullanılan yöntemlerin dijital olmayan (sınıf içi, iş başı, koçluk vb.) eğitimler olsa da son dönemlerde dijital eğitimlere (e-öğrenme, rotasyon, webinar, periscope, e-koçluk, gameficition, outdoor vb.) verilen önem, bütçe arttırılmakta ve uygulama alanları genişlemektedir. Eğitimler etkileşimli/etkileşimsiz, senkron/asenkron olmak üzere kendi içlerinde ayrılırlar.

Eğitim katılımcıları ve katılımcı sayısı belirlenmesi: Eğitimi kataloğu oluşturulurken her eğitim için katılması zorunlu ve katılımı mümkün olan unvanlar tanımlanır. Katılması zorunlu olan çalışanlara sistem otomatik olarak bilgi gönderir ve alması gereken eğitimler tamamlanıncaya kadar döngüsel hatırlatmalar devam eder. Her işletmede işletmeye özgü sırlar var olması nedeniyle her çalışanın her eğitimi alması mümkün ve doğru değildir. Bu nedenle katılımı mümkün olan unvanlar tanımlamasında sistem, çalışanlara ilgili eğitimi talep etmelerinin mümkün kılar. Eğer tanımlama dışında bir unvan eğitim talebinde bulunur ise sistemin uyarı vermek suretiyle işlemi gerçekleştirmemesi beklenir.

Eğitici belirlenmesi ve tanımlanması: Eğitim katalogları hazırlanırken kişilerin uzmanlık alanlarına, tecrübelerine, eğitim durumlarına, yetkinliklerine bakarak eğiticiler belirlenir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli noktalar, ister işletme içinden ister işletme dışından eğitici belirlenmiş olsun tüm eğiticilerin ilgili eğitimi verebilecek yeterlilikte ve eğiticinin eğitimini/formasyon almış olmalarıdır. Eğiticinin kısa özgeçmişini barındıran künyesinin eğitim kataloğunda olması katılımcıların karar verme aşamasına yardımcı olması açısından önemlidir.

Yasalarda tanımlanmış olan zorunlu bilgilendirme eğitimleri ve mesleki eğitimler muhakkak sertifikalandırılmış kişiler tarafından aldırılması gerektiğinden eğiticilerin sertifikalarının sisteme tanımlanmış olmaları ve denetim durumunda sistemden alınabilmesi gerekmektedir.

Eğitim materyallerinin yayınlanması: Eğer yayınlanması konusunda yasal/işletmesel bir engel yok ise eğitici tarafından hazırlanmış ve sisteme yüklenmiş olan dokümanlara çalışanlar tarafından görülebilir. Çalışanların görebilecekleri eğitim materyalleri tanımlanırken herkese açık olarak sistemden seçilebileceği gibi sadece ilgili eğitimi almış ve başarılı olmuş kişiler tarafından ulaşılabilmesi ya da hiç kimse tarafından görünmemesi de mümkün olmalıdır. Örneğin oryantasyon eğitimleri, acil durum eğitimleri, herkesin her an ulaşımına açık olabilmesi mümkünken, bir restoran için demi-glace içeriği ve sosun yapımı sır olarak değerlendirilebileceğinden materyal olarak yayınlanmaması gerekebilir.

Sistemin; eğitimi pekiştirmek, akla takılan bir konu olduğunda geri dönüp bakabilmek ve istenildiği takdirde tekrar ulaşabilmek için çalışanlara açık kaynaklar sunması büyük önem taşırken bilgi gizliliği ve işletme sırları kavramlarına uygun şekilde tasarlanması gerekliliktir.

Yıllık Eğitim Planının hazırlanması, duyurulması, uygulanması: Yıllık Eğitim Planları, “İşletme Yıllık Eğitim Planı”, “xxx Bölümü Yıllık Eğitim Planı” ve “Kişisel Eğitim Planı” olarak 3 şekilde oluşturulurlar. Yasal ve işletme eğitimleri sistem üzerinden otomatik olarak planlara dahil edilir. Bu eğitimler dışında kalanlar ise unvan/eğitim, çalışma programı, eğitici, maliyet uygunluğunun sistem üzerinden kontrolü sonrası eğitim takvimlerine eklenir.

Yıllık Eğitim Planlarının hassas bir şekilde hazırlanması kadar duyurulması da büyük önem taşır. Yoğun iş temposu içinde kişilerin çalışma planlarının doğru hazırlanması, mal ve hizmet üretimini sürdürebilmek için gerekli olan iş gücü optimizasyonu sağlanabilmesi için haftalık ve aylık çalışma programlarının belirlenebilmesi için eğitim duyurularının eğitim tarihinden bir ay önce sistem üzerinden hem katılımcılara hem de bölüm yöneticilerine gönderilmesi önemlidir.

Bu aşamada sistem üzerinden eğitime katılacak olanların “Eğitim Talepleri Ve Katılım Durumu” sekmesinden eğitim katılımlarını eğitime en az 15 gün kala kesinleştirmeleri istenir. Kesinleşen katılımcı sayısı eğitim yöneticisi tarafından sistem üzerinde yer alan “Eğitim İstatistikleri” sekmesinden kontrol edilerek minimum sayının altına düşmemesi sağlanır. Uygulanması kesinleşen eğitimler için hatırlatma mailleri, eğitim tarihinden bir hafta önce eğitime katılacak olan kişiye ve eğiticiye, eğitim yöneticisi tarafından “Eğitim Duyuruları” sekmesinde tanımlandığı şekli ile sistem üzerinden gönderilir.

Etkinlik ölçümleri için belirlenen ön sınav var ise eğitime katılımından önce soru formunun doldurulmuş olması gerekmektedir. Eğitim yöneticisi ön sınav girişlerini “Eğitim Etkinliği” sekmesinden görür, ön sınav bilgisi girmemiş katılımcı var ise sistem otomatik uyarı verir. Eğer gözlem ya da mülakat yolu ile etkinlik değerlendirmesi yapılacak ise gözlem/mülakat yapacak olan kişi/kişiler tarafından eğitim öncesinde değerlendirme formunu sistem üzerinden doldurması gerekmektedir.

Eğitim modülünün içeriklerine yer verdiğim yazım için tıklayınız.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir